Registri Stato Civile in A4
Il Decreto del Ministero degli interni 9 novembre 2020 ha avviato la riforma dello stato civile introducendo alcune novità tra qui quella di approvare il nuovo formato per gli atti di Stato Civile che passano dai vecchi A3 o A3+ al più comodo A4. Tra gli effetti immediati di tale novità, per il Comune vi è la possibilità di ottimizzare gli spazi per la conservazione dei registri oltrechè semplificare le operazioni di stampa.
Per effetto del citato decreto, tutti i Comuni italiani devono organizzarsi in modo da utilizzare il formato standard A4 rispetto ai vecchi formati, una volta esaurita la scorta delle forniture di fogliazione già in corso e comunque entro e non oltre il 31/12/2022.
In tema di organizzazione l’Ente dovrà attivarsi per disporre di:
- fogli nel nuovo formato, da utilizzare una volta esaurita al scorta di quelli vecchi; in proposito dovrà tener conto delle specifiche tecniche su dimensione e carta dettate dal decreto su richiamato;
- strumenti informatici idonei a produrre gli atti, dato che all’art. 5, sempre il su richiamato decreto detta precise indicazioni sull’utilizzo degli strumenti informatici, e cioè ne impone l’uso obbligatorio per la produzione degli atti di stato civile. Quindi, nei fatti, non è più possibile redigere un atto con l’utilizzo della macchina da scrivere.
Su quest’ultimo punto si dovrà porre particolare attenzione a:
- stampanti: dovrà infatti assicurarsi di utilizzare stampanti dotate di certificazione ISO 11798 “Information and documentation — Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”, in modo che l’inchiostro utilizzato garantisca i requisiti di permanenza dello standard internazionale. Per questo dovrà rivolgersi al proprio fornitore/produttore per ottenere il riscontro della certificazione ISO 11798 delle stampanti già in uso o che intende acquistare.
- software gestionale dello stato civile: il cambio del formato di stampa dell’atto non è banale perché di fatto impone ulteriori regole che vanno ad impattare sull’intero testo. Seppur vero che non vengono introdotte modifiche al formulario definito con DPR 396/2000, si impone agli Ufficiali di Stato Civile di adottare una nuova modalità di iscrizione degli atti inserendo esclusivamente i dati indispensabili.
Proprio per questi motivi non possiamo limitare questa trasformazione alla sola modifica del formato di stampa ma occorre pensare ad una rivisitazione delle prassi degli uffici e degli adempimenti connessi ad ogni atto di Stato Civile.
Cambiano anche le modalità di apposizione delle annotazioni, che non saranno più “annotazioni a margine” ma “annotazioni in calce” con uno spazio dedicato decisamente inferiore a quanto oggi a disposizione.
